自 2025 年 7 月起,发票报销规范迎来新变化,企业会计需格外留意,15 种费用发票已明确不能再用于报销,若不慎接收,务必立即退回。这些规定并非无端而来,均有坚实的法律法规作为支撑,关乎企业税务合规与财务管理秩序。
1. 无纳税人识别号的增值税普通发票
自 2017 年 7 月 1 日起,依据《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》(国家税务总局公告 2017 年第 16 号)第一条规定,购买方为企业的,在索取增值税普通发票时,应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码。销售方开具发票时,需在 “购买方纳税人识别号” 栏准确填写购买方信息,否则该发票不得作为税收凭证用于办理涉税业务,如计税、退税、抵免等。这一规定旨在通过纳税人识别号的唯一性,构建起完整、准确的税务信息链条,强化金税系统对企业购销业务的监控,若企业接收此类无识别号发票并报销,将面临税务数据缺失、无法精准核算税负等风险,极有可能引发税务机关的关注与核查。
2. 品名笼统、无具体明细的发票
《中华人民共和国发票管理办法》第二十二条明确要求,销售方开具增值税发票时,发票内容应按照实际销售情况如实开具,不得根据购买方要求填开与实际交易不符的内容。诸如仅开具 “办公用品”“食品” 等笼统名称的发票,无法清晰反映实际交易物品的具体信息,不符合发票如实开具原则。此类发票不能报销,若企业违规入账,一旦税务机关进行检查,企业将难以证明费用支出的真实性与合理性,不仅相关费用不能在企业所得税前扣除,还可能因违反发票管理办法面临罚款等行政处罚。
3. 自行用 A4 纸打印清单的发票
对于增值税专用发票所附清单,规定必须从防伪税控系统开具打印。若企业收到的发票附带清单是自行用 A4 纸打印的,即便发票本身真实,该发票也属于不符合规定的发票。《增值税专用发票使用规定》第十二条指出,一般纳税人销售货物或者提供应税劳务可汇总开具专用发票,汇总开具专用发票的,同时使用防伪税控系统开具《销售货物或者提供应税劳务清单》,并加盖财务专用章或者发票专用章。自行打印清单无法确保清单内容与发票开具系统数据的一致性,容易滋生篡改、伪造清单信息的风险,因此不能作为报销凭证,企业若使用此类发票报销,可能导致进项税额无法抵扣,增加企业税务成本。
4. 发票与实际业务不吻合的发票
取得的发票商品或服务内容与实际业务不一致,涉嫌虚开发票行为。《中华人民共和国发票管理办法》第二十二条规定,任何单位和个人不得为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票。此类发票一旦被认定为虚开,不仅不能用于报销、抵扣进项税额和企业所得税税前扣除,根据《中华人民共和国税收征收管理法》第六十三条,企业还将面临补缴税款、加收滞纳金以及处以罚款的处罚,情节严重的,甚至可能触犯刑法,相关责任人需承担刑事责任,严重损害企业声誉与经济利益。
5. 备注栏填写项目不全的发票
部分发票根据业务性质,有特定的备注栏填写要求。如《国家税务总局关于全面推开营业税改征增值税试点有关税收征收管理事项的公告》(国家税务总局公告 2016 年第 23 号)规定,提供建筑服务,纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时,应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县(市、区)名称及项目名称;销售不动产,纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时,应在发票 “货物或应税劳务、服务名称” 栏填写不动产名称及房屋产权证书号码(无房屋产权证书的可不填写),“单位” 栏填写面积单位,备注栏注明不动产的详细地址等。符合条件但未按规定填写备注栏信息的增值税发票,将不能作为有效税收凭证,企业接收此类发票报销,相关业务对应的成本费用可能无法在税前扣除,影响企业财务核算与税务申报的准确性。
6. 发票章盖得不符合规范的发票
发票盖章必须符合规定,《中华人民共和国发票管理办法实施细则》第二十八条规定,单位和个人在开具发票时,必须做到按照号码顺序填开,填写项目齐全,内容真实,字迹清楚,全部联次一次打印,内容完全一致,并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。若发票上加盖的是公章、财务章等非发票专用章,或者盖章模糊、不清晰,以及未加盖发票专用章等情况,均属于发票章盖得不符合规范。此类发票不能报销,因为无法通过规范的发票专用章来确认发票开具主体的合法性与发票真实性,容易引发发票来源不明、伪造等风险,企业接收后将面临税务风险,无法正常进行涉税业务处理。
7. 成品油发票左上角无 “成品油” 字样的发票
根据《国家税务总局关于成品油消费税征收管理有关问题的公告》(国家税务总局公告 2018 年第 1 号),成品油增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票左上角应打印 “成品油” 字样,以此明确发票对应的商品类别属于成品油范畴。若成品油发票左上角没有 “成品油” 这三个字,说明该发票不是通过增值税发票管理新系统中成品油发票开具模块开具的,不符合成品油发票开具规范,不能作为报销凭证。企业使用此类发票报销,无法准确核算成品油相关成本,还可能因发票不合规导致税务申报错误,引发税务机关的稽查。
8. 成品油发票 “单位栏” 填错的发票
开具成品油发票时,发票 “单位” 栏应严格选择 “吨” 或 “升”。这一规定同样出自《国家税务总局关于成品油消费税征收管理有关问题的公告》(国家税务总局公告 2018 年第 1 号)。若企业收到的成品油发票 “单位栏” 填写错误,如使用了其他不规范的单位表述,该发票即为不符合规定的发票,不能作为入账报销的凭证。单位填写错误会导致成品油数量与金额的核算出现混乱,影响企业成本核算与税务申报的准确性,税务机关在核查时也无法认可此类发票所对应的业务数据。
9. 成品油发票 “数量” 栏填错的发票
上述公告中明确,成品油发票蓝字发票的 “数量” 栏为必填项且不为 “0”(红字发票除外)。若企业接收的成品油发票 “数量” 栏填写错误,比如数量为 “0” 或者填写了明显不合理的数值,该发票不符合规定,不能用于报销。准确的数量信息是核算成品油成本、计算消费税等税务事项的关键依据,数量栏错误将导致企业财务数据与税务申报数据的偏差,进而可能面临税务风险,如消费税计算错误、成本核算不实等问题,税务机关有权对企业的此类发票使用情况进行调查与处理。
10. 未通过增值税发票管理新系统中成品油发票开具模块开具的成品油发票
自 2018 年 3 月 1 日起,《国家税务总局关于成品油消费税征收管理有关问题的公告》(国家税务总局公告 2018 年第 1 号)第一条明确规定,所有成品油发票均须通过增值税发票管理新系统中成品油发票开具模块开具。未通过该特定模块开具的成品油发票,不符合开具要求,不能报销。这一规定旨在利用增值税发票管理新系统的规范化、信息化功能,加强对成品油生产、销售、使用全流程的税务监管,确保成品油交易数据的真实性与准确性。企业若使用非规定模块开具的成品油发票报销,不仅违反税务规定,还可能因无法在系统中进行有效比对与认证,导致相关业务无法正常进行税务处理,增加企业税务合规风险。
11. 没有购物却虚开的发票
没有实际购物交易,却开具发票用于报销,这种行为属于严重的虚开发票行为。《中华人民共和国发票管理办法》第二十二条明确禁止此类行为,虚开发票不仅不能报销,而且依据《中华人民共和国税收征收管理法》第六十三条,企业若有虚开发票用于偷税的,税务机关将追缴其不缴或者少缴的税款、滞纳金,并处不缴或者少缴的税款百分之五十以上五倍以下的罚款;构成犯罪的,依法追究刑事责任。虚开发票严重破坏税收征管秩序,损害国家税收利益,企业一旦涉及,将面临极为严厉的法律制裁,企业信誉也将遭受毁灭性打击。
12. 发票税率选择错误的发票
发票税率应根据销售的商品或服务所属的税目,按照税法规定准确选择适用税率开具。若发票税率开具错误,如将低税率应税项目按高税率开具,或者反之,或者对免税项目错误选择了应税税率等,此类发票属于不合格发票。《中华人民共和国增值税暂行条例》等相关税收法规对不同商品和服务的税率有着明确规定,企业接收税率错误的发票报销,一方面可能导致自身无法正确抵扣进项税额(若为增值税专用发票),另一方面在企业所得税申报时,成本费用的计税基础也可能出现偏差,影响应纳税所得额的计算准确性。税务机关在日常征管与税务稽查中,很容易发现此类发票税率异常问题,企业将面临补缴税款、滞纳金以及可能的罚款等处理。
13. 生产企业代办退税的出口货物未按规定备注的发票
根据相关出口退税管理规定,生产企业代办退税的出口货物,应先按出口货物离岸价和增值税适用税率计算销项税额并按规定申报缴纳增值税,同时向综服企业开具备注栏内注明 “代办退税专用” 的增值税专用发票,作为综服企业代办退税的凭证。若生产企业开具此类发票时未按要求在备注栏注明相关信息,该发票不能作为有效的代办退税凭证,也不符合报销规定。出口退税业务涉及国家税收政策的特殊扶持,对发票开具的规范性要求极高,备注栏信息缺失将导致退税流程受阻,企业不仅无法顺利办理出口退税业务,还可能因发票不合规面临税务机关对出口业务真实性与合规性的深入调查,影响企业正常的外贸经营活动。
14. 印有旧版发票监制章的发票
国家税务总局发布相关规定,明确了旧版发票监制章的使用截止期限。自规定时间(如 2018 年 12 月 31 日后)起,旧版监制章的发票不能继续使用。新启用的发票监制章在形状、尺寸、字样等方面均有新的标准,如形状为椭圆型,长轴为 3 厘米,短轴为 2 厘米,边宽为 0.1 厘米,内环加刻一细线,上环刻制 “全国统一发票监制章” 字样,中间刻制 “国家税务总局” 字样,下环刻制 “×× 省 (区、市) 税务局” 字样等。企业收到印有旧版发票监制章的发票,即便发票开具时间在规定期限之后,也不能用于报销,因为此类发票不符合现行发票管理规范,无法在税务系统中进行正常比对与认证,使用其报销可能导致企业税务申报出现错误,引发税务风险。
15. 没有编码简称的发票
自 2018 年 1 月 1 日及以后开具的增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票,“货物或应税劳务、服务名称” 或 “项目” 栏次要有商品和服务税收分类编码对应的简称,并且简称要正确,才算合规的发票。若发票票面该栏次中没有商品和服务税收分类编码对应的简称,说明发票不是通过发票管理新系统开具的,不能接收报销;若简称出现错误,如 “运输服务+“不动产” 等错误组合,即使税率正确,也属于不合规发票,不能抵扣进项税额,也不能在企业所得税税前扣除。税收分类编码简称的使用,是税务机关利用信息化手段加强发票管理、规范税收征管的重要举措,有助于精准识别企业的经营业务,实现对税收数据的有效分析与监控,企业接收无编码简称或简称错误的发票报销,将无法满足税务合规要求,可能面临税务检查与处罚。
企业会计在日常工作中,务必严格按照上述规定仔细审核每一张费用发票,对不符合要求的发票坚决退回,确保企业发票报销工作合法合规,有效防范税务风险,维护企业财务健康与稳定发展。
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